۱-اسنادی که در اداره ثبت و اسناد و املاک ثبت شده است.

۲-اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده است.

۳-اسنادی که نزد سایر مأمورین رسمی تنظیم شده باشد مانند شناسنامه ای که توسط مامورین اداره ثبت احوال  وفق مقررات صادر شده باشد مشروط بر اینکه تنظیم کننده ی سند صلاحیت تنظیم آنرا داشته باشد  سند را بر طبق مقررات قانون تنظیم کرده باشد.

بنابراین اگر سند نزد سردفتری که منفصل شده است یا کارمندی که از خدمت برکنار گردیده است ، یا نزد مأموری که صلاحیت آن را نداشته است ،تنظیم گردد.مثلاً مأمور ثبت دفتر املاک سند معامله یا سند سجلی صادر کند یا مأمور ثبت احوال گواهینامه رانندگی یا گذرنامه یا سند مالکیت صادر کند آن سند رسمیت نداشته و در بعضی موارد اعتبار هم ندارد.

همچنین اگر سندی نزد مأمورین ذیصلاح تنظیم ولی مقررات قانون در تنظیم آن رعایت نشده باشد آن سند رسمیت نخواهد داشت.

در اینجا باید دانست که تشریفات قانون ثبت اسناد بر دو قسم است:

۱-تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خارج می کند مانند عدم امضاء سر دفتر.

۲- تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خارج نمی کند،مانند عدم رعایت مقررات راجع به تمبر.

ماده ی ۱۲۹۴ قانون مدنی می گوید «عدم رعایت مقررات راجع به تمبر که به اسناد تعلق می گیرد سند را از رسمیت نمی اندازد»

تشریفات مربوط به هر نوع از اسناد در قانون راجع به آن اسناد معین شده است وتنظیم کنندگان اسناد باید آنها را رعایت نمایند.

ب- سند عادی

ماده ی ۱۲۸۹ قانون مدنی می گوید«غیر از اسناد مذکور در ماده ی ۱۲۸۷ سایراسناد عادی است»و ماده ی ۱۲۹۳ تصریح می کند به اینکه «هرگاه سند به وسیله یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته  یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد.سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر طرف باشد عادی است»مفهوم این ماده دلالت دارد بر اینکه اگر آن سند دارای مهر یا امضاء طرف نباشد سندیت ندارد.

۳-سند رسمی از نظر قانون ثبت

گرچه در قانون ثبت تعریف خاصی از سند رسمی نشده است ولی از مطالعه مجموع مواد مربوطه چنین استنباط می شود که سند رسمی از نظر قانون ثبت سندی است که مطابق قوانین در دفاتر اسناد رسمی ثبت  شده  باشد[۱] .بنابراین سند رسمی از نظر قانونی  ثبت اخص است از سند رسمی مذکور در ماده ی ۱۲۸۷ قانون مدنی ،به این توضیح که هر سندی که از نظر قانون ثبت رسمی است از نظر قانون مدنی هم رسمی است ،زیرا به تصریح ماده ی ۱۲۸۷ قانون مدنی اسناد ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی یا در اداره ی ثبت اسناد و املاک رسمی است اما ممکن است سندی از نظر قانون مدنی سند رسمی باشد ولی از نظر قانون ثبت،سند رسمی به آن گفته نشود.مانند شناسنامه که چون توسط مأمور ذیصلاح مطابق مقررات صادر گردیده است.بنابر تعریف قانون مدنی سند رسمی است ولی چون در دفتر اسناد رسمی تنظیم نشده است در عرف ثبتی و از نظر قانون ثبت به آن سند رسمی گفته نمی شود.باید دانست که تفاوت سند رسمی در قانون ثبت با سند رسمی در قانون مدنی فقط از جهت تعریف نیست بلکه آثار آنها نیز متفاوت است.مثلاً سندی که قانون ثبت به آن سند رسمی می گوید بدون حکم دادگاه قابل اجراء است و اگر اختلاف یا اشکال یا اشتباهی در تنظیم آن باشد حسب مورد در اداره ی کل امور اسناد سازمان ثبت یا در هیأت نظارت و شورای عالی ثبت مطرح می شود ،در صورتی که سند رسمی مشمول تعریف قانون مدنی مانند شناسنامه،گواهینامه ی رانندگی و سایر اسناد رسمی که توسط سایر مأمورین دولت تنظیم می شود قابل طرح در هیأت نظارت یا لازم الاجراء نمی باشد.

اکنون دلایل این استنباط را تشریح می کنیم

الف) ماده ی ۷۰ قانون ثبت می گوید:«سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است…»بدیهی است که منظور از ثبت سند،ثبت در دفاتر اسناد رسمی است.

ب) ماده ۲ قانون ازدواج سال ۱۳۱۰ می گوید:در قباله ی ازدواج  و طلاقنامه در صورتی که مطابق نظامنامه های وزارت عدلیه به ثبت رسیده باشد،سند رسمی و الا سند عادی محسوب خواهد شد.

ج) بند ۷ ماده ی ۲۵ قانون ثبت می گوید:«هرگاه در تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین اشکال یا اشتباهی پیش آید ،رفع اشکال واشتباه وصدور دستور لازم با هیأت نظارت خواهد بود .«تردیدی نیست  که مراد از اسناد مذکور در این سند اسناد رسمی به معنای اسناد تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی است زیرا سایراسناد در هیأت نظارت مطرح نمی گردد.

د) دربند ۸ ماده ی۳آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض وهیأت نظارت وشورایعالی ثبت آمده است .«هر گاه در تنظیم اسناد وتطبیق مفاد آنها با قوانین اشکال یا اشتباهی بیش آید باید ضمن ارسال رونوشت سند و ذکر صریح موارد اشکال یا اشتباه ، موضوع به رئیس ثبت منطقه گزارش شود تا در صورت اقتضاء برای تعیین تکلیف به هیأت نظارت گزارش شود.»بدیهی است که اجراء مفاد این بند نیز  مخصوص اسناد رسمی به معنایی که ذکرشده می باشد  .تبصره- سند مالکیت که تعریف آن گذشت بنابر تعریف قانون مدنی ازاسنادرسمی است ومی توان گفت که مهمترین اسناد است، زیرا اعتبار آن برای همه افراداست وتمام مقامات رسمی نیز باید به آن اعتبار دهندومیدهند.امادرعرف ثبت به آن می گویند سند مالکیت نه سند رسمی و لذا اثر خاص سند رسمی که لازم الاجراء بودن آن بدون حکم دادگاه است را ندارد.مثلاً با ارائه سند مالکیت،اجرائیه بر تخلیه ی ملک یا خلع ید از آن نمی توان صادر کرد.

گفتار دوم- مفهوم ثبت اسناد و املاک

• مفهوم ثبت اسناد و املاک

مجموع قوانین ومقررات مربوط به ثبت اسناد واملاک است و منظور از ثبت نوشتن قراردادها و معاملات چگونگی املاک است در دفاتر دولتی(رسمی) .تعریف فوق گرچه در متون قانونی ذکر نشده است ولی از بررسی و مطالعه قوانین و مقررات مربوط به ثبت اسناد و املاک تعریف مذکور استنباط می شود.

۲-اقسام ثبت

به طوری که از تعریف ثبت استفاده می شود ثبت دارای سه قسمت است.ثبت اسناد و ثبت املاک[۲]

۲-۱ – ثبت اسناد: ثبت عقود و ایقاعات را ثبت اسناد می گویند.

۲-۲ – ثبت املاک: ثبت ملک با تشریفات قانون ثبت در دفتر املاک و دادن سند مالکیت از روی آن.

۲-۳ – ثبت انتقال ملک: (ثبت)یعنی ثبت معامله عین یا منافع ملک در دفتر املاک (ماده ی ۲۶ قانون ثبت [۳]و ماده ۱۰۴-۱۰۴ مکرر-۱۰۵-۱۰۶ نظامنامه قانون ثبت)

مبحث دوم -مفهوم دفتر خانه اسناد رسمی

گفتار اول -مفهوم دفتر اسناد رسمی

۱-مفهوم دفتر خانه

دفترخانه اسناد رسمی واحدی است وابسته به دادگستری جمهوری اسلامی ایران که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می شود. (ماده ی ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتر یاران مصوب ۱۳۵۴ ).و همچنین محلی که سردفتر برای انجام کار وظایف دفتری خود تعیین و به اداره ثبت محل و اداره ثبت اسناد مرکز اطلاع می دهد (ماده ۲۲ قانون دفتر اسناد رسمی مواد ۲۲-۲۳ نظامنامه ۱۳۱۶و ماده ۱۳-۱۴ نظامنامه ۱۳۱۷ . محل تنظیم و ثبت اسناد رسمی را دفتر خانه  می نامند و اسم قدیمی آن محضر است دفاتر اسناد رسمی را به عنوان یک بخش خصوصی تحت حاکمیت جمهوری اسلامی ایران ،می توان یکی از بارزترین مصادیق اجرای اصل۴۴قانون اساسی دانست ،که گردانندگان آن از دیر باز به عنوان کاتبین بالعدل از خدمتگذاران صدیق و بی ادعای جامعه بوده اند.شایدیک وجه تسمیه دفتر خانه به محضر همین است که از همان اوان تاسیس،این مکان محل حضور مجتهدین ودانشمندان آگاه به احکام و قوانین دین مبین اسلام بوده است تا کمر همت بر انجام دستور صریح خداوند متعال به امر کتابت ببندند آنجا که در آیه۲۸۲سوره مبارکه بقره می فرماید:

ای اهل ایمان هنگامی که بدهی مدت داری به یکدیگر پیدا کنید ،آن را بنویسید.وباید نویسنده ای از روی عدالت ،سندرا در میان شما بنویسدوکسی که قدرت بر نویسندگی دارد ،نباید از نوشتن ،همانطور که خدا به اوتعلیم داده ،خوداری کند پس باید بنویسد….»[۴]

• تشکیلات دفاتر اسناد رسمی

دفتر خانه اسناد رسمی  تشکیل می شود از یک سردفتر و یک یا چند دفتر یار و به تعداد لازم منشی و کارمند.

۲-۱ – سردفتر: شخصی است که با رعایت مقررات مربوط،با جلب نظر کانون سر دفتران،از طرف سازمان

ثبت اسناد و املاک پیشنهاد و به موجب ابلاغ  شورایعالی  قضایی [۵]به آن سمت منصوب می گردد و اداره ی امور دفتر خانه بر عهده ی او می باشد(ماده ۲ همان قانون)

۲-۲ – دفتریار: دفتر یار کسی است که به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان اسناد و املاک برابر مقررات به این سمت منصوب می شود.وهر دفتر خانه می تواند دو دفتر یار داشته باشد.دفتر یار اول سمت معاونت دفتر خانه و نمایندگی سازمان ثبت را هم دارا می باشد.(ماده ی ۳ همان قانون )

۲-۳ – منشی وکارمند: در هر دفترخانه اسناد رسمی بنا به مقتضیات کاری، به تعداد مورد نیاز منشی و کارمند مشغول به کار می باشند که اغلب کارهای ثبت و بایگانی و امورات رایانه ای را انجام  می دهند.

• محل دفترخانه

در هر شهر یا بخشی،محل دفتر خانه به معرفی سردفتر و موافقت اداره ی ثبت محل تعیین خواهد شد.تغییر محل دفتر خانه از محلی به محل دیگر همان شهر یا بخش فقط در صورت ضرورت و با تصویب ثبت محل امکان پذیر است (ماده ی ۴ همان قانون)

۴- تأسیس دفترخانه

در شهرها و بخش هایی که جمعیت آنها کمتر از ۱۵ هزار نفر باشد یک دفتر خانه اسناد رسمی تأسیس می شود و درجاهایی که جمعیت آنها بیشتر است برای حداقل هر ۱۵ هزار نفر و حداکثر هر بیست هزار نفر یک دفتر خانه تاسیس خواهد شد،در مورد ۱۵ هزار یا ۲۰ هزار ،آمار در آمدحاصل از حق الثبت معاملات یک دفتر خانه ملاک خواهد بود.

گفتار دوم- دفاتر لازم در دفتر خانه اسناد رسمی

طبق ماده ی ۱۱ آیین نامه های بند ۴ و ماده ی ۶  تبصره ی ۲ ماده ی ۶ و مواد ۱۴و۱۷ و۱۹ و۲۰و۲۴و۲۸و۳۷و۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتر یاران مصوب ۱۷ دی ماه ۱۳۵۴ وزارت دادگستری و بخشنامه ی شماره ۹۰۲۳/۲-۲۵/۱۰/۵۸ هر دفتر خانه باید دارای دفاتر زیر باشد:

۱-دفتر ثبت اسناد : دفتری است که توسط اداره ثبت اسناد و املاک پلمپ شده و اسناد در آن ثبت می شود.

۲-دفتر راهنما: دفتری است که متضمن اسامی متعاملین ونوع سند و شماره و تاریخ آن خواهد بود.

۳-دفتر درآمد: دفتری است که به منظور ثبت هزینه های سند و شماره ی قبض هزینه های مزبور در آن قید می شود این دفتر از طرف سازمان ثبت پلمپ خواهد شد.

۴-دفتر اندیکاتور: دفتری است که  ثبت مکاتبات  تقاضانامه ی اجرایی و خلاصه معاملات در آن صورت می­گیرد.

۵-دفتر ابواب جمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار: دفتری است که کلیه شمارات اوراق بها دار و قبوض سپرده در آن ثبت می گردد.

۶-دفتر گواهی امضاء: برابر ماده۲۰قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران ودفتریاران دفتر گواهی امضاء دفتری است که منحصراً مخصوص تصدیق امضاءذیل نوشته های عادی است ونوشته تصدیق امضاءشده با توجه به ماده۳۷۵ آئین دادرسی مدنی مسلم الصدور شناخته می شود

۷- دفتر ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاک بازداشت شده و مشمول بند ز: دفتری است که اسامی اشخاص ممنوع المعاله و املاک باز داشتی که از سوی اداره ثبت اسناد واملاک ارسال می گردد ثبت می­شود.

[۱] – شهری،غلامرضا، حقوق ثبت اسناد و املاک، انتشارات ماجد، چاپ پنجم، سال۱۳۷۶

[۲] – شهری،غلامرضا، حقوق ثبت اسناد و املاک، انتشارات ماجد، چاپ پنجم، سال۱۳۷۶

[۳] ماده ۲۶ قانون ثبت:در مورد انتقال تمام یا قسمتی ازملک ثبت شده ویا واگذاری حقی نسبت به عین ان ملک و همچنین در مورد عمری ورقبی وسکنی معاملات راجع بانتقال منافع ملک برای مدتی بیش از سه سال به ترتیب ذیل عمل خواهد شد: سند معامله در دفتر اسناد رسمی یا دفتر معاملات غیرمنقول ثبت وخلاصه در دفتر املاک ذیل صورت ثبت ملک قید می شود وبه همین طریق خلاصه کلیه انتقالات در دفتر املاک به ترتیب تاریخ ذیل یکدیگر به ثبت خواهد رسید

[۴] -یاایهاالذین امنوااذاتداینتم بدین الی اجل مسمی فاکتبوه ولیکتب بینکم کاتب بالعدل ولایاب کاتب ان یاکتب کما علمه الله فلیکتب…………

[۵] -وظایف شورایعالی قضایی پس از اصلاح قانون اساسی به رییس قوه قضاییه محول شده است