این سیستم‌ها خیلی سریع از قلمرو علم مدیریت پا فراتر نهاده و در بسیاری از رشته‌ها و علوم دانشگاهی دیگر که به‌‌نوعی با کاربردهای سیستم‌های اطلاعاتی مرتبط بودند، نفوذ کرده و تدریس شد. تنوع کاربردهای فراگیر MIS در علوم و فعالیت‌های مختلف جامعه چون مدیریت، حسابداری، اقتصاد، شهرسازی، جغرافیا، انفوگرافی، زمین‌شناسی، آمایش سرزمین، طراحی صنعتی، کامپیوتر، علوم شناختی و سیستم‌های اسنادی و غیره موجب به وجود آمدن ابهامات و برداشت‌های مختلفی در مراکز آکادمیک شد، که این ابهامات هنوز در متون و مراجع علمی مشاهده می‌شود (محمودی، ۱۳۸۶: ۵).

نمودار ۲ـ۱ـ۲٫ روند به‌کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها (منبع: اُبرین،^[۳۱] ۲۰۰۵: ۱۱؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۲۵)

۲ـ۱ـ۴٫ نقش تفکر سیستمی در سیستم‌های اطلاعات مدیریت

هر سازمانی برای تداوم جریان کاری خود نیاز به یک دید سیستمی دارد؛ دید سیستمی که همه بخش‌های درون‌داد، برون‌داد و فرایند تبدیل را از طریق مکانیسم کنترل و حلقه بازخورد زیر نظر دارد و یک نوع یکپارچگی در تصمیم‌گیری، که لازمه موفقیت سازمان می‌باشد، به وجود می‌آورد. افراد باهوش و ماهر در حل مسائل، کسانی هستند که محیط خود را می‌شناسند و سیستم‌های مؤثر جمع‌ آوری اطلاعات را به وجود می‌آورند. آنان به لزوم معیارهای عملکرد و ایجاد شبکه های ارتباطی مناسب با دیگر افراد پی برده‌اند. تمام این ها، اجزای پذیرش یک تفکر سیستمی می‌باشد (برگرفته از: مک‌لوید،^[۳۲] ۱۳۷۸: ۱۳۶؛ به نقل از: زوارقی، ۱۳۸۲). این تفکر، کاربرد مستقیمی در مطالعه سیستم‌های اطلاعاتی دارد. یک نگرش تکنولوژیک به سیستم‌های اطلاعاتی، پیچیدگی سیستم را کاهش می‌دهد و تلاش می‌کند آن را در قالب قواعد و رویه‌ها تعریف کند؛ قواعد و رویه‌هایی که بر اساس آن ها می‌توان داده های مشخصی را به ستاده‌های قابل پیش‌بینی تبدیل کرد: یک سیستم به‌اصطلاح قطعی (کلارک،^[۳۳] ۱۳۸۷: ۳۹). نظریه سیستم‌ها برای اداره موقعیت‌های پیچیده جریان‌های ورودی و خروجی، راه‌ حل‌ هایی ارائه می‌کند و از نظریه های ارتباطات بهره می‌گیرد؛ نظریه هایی که کمک می‌کنند طرحی برای سیستم به دست آید که بتواند با حداقل اختلال و دگرگونی در ارسال اطلاعات از منبع به مقصد، به ورود داده ها، پردازش و خروج آن ها بپردازد. نظریه سیستم‌ها از اصول طراحی سیستم یعنی سیستم باز و یا سیستم بسته استفاده می‌کند. سیستم باز MIS اصلاح و تعدیل مدام سیستم را با تغییرات محیطی که MIS در آن فعال است ممکن می‌سازد. چنین طرحی کمک می‌کند تا MIS در راستای نیازهای شغلی مدیریت سازمان باشد (جوادکار، ۱۳۸۲: ۸ـ۹).

۲ـ۱ـ۵٫ داده‌‌

داده، شامل توصیف مقدماتی از اشیا و رویدادها، فعالیت‌ها و مبادلات است که ثبت، طبقه‌بندی و ذخیره شده‌اند، ولی طوری مرتب نشده‌اند که معنی خاصی را برسانند و می‌توانند به صورت عددی، حرفی، شکلی و صدایی باشند (توربان^[۳۴] و دیگران، ۲۰۰۵: ۵۲؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۹). آلوین تافلر اعتقاد دارد که داده ها به قضایا و یا وقایع کوچکی گفته می‌شوند که بین آن ها ارتباطی وجود ندارد. داده ها برخلاف اطلاعات که از معنای خاصی برخوردارند، دارای معنای عام نیز هستند، از این‌رو بسیار تفسیر‌پذیر و اغلب متنوع، نامحدود و ساختارنیافته‌اند، ‌بنابرین‏ در هنگام استفاده باید پالایش شده و تا حد ممکن ساختاربندی شوند (محمودی، ۱۳۸۶: ۴۲).

۲ـ۱ـ۶٫ اطلاعات

اطلاعات، داده هایی هستند که پردازش، تبدیل و ترکیب شده‌اند تا شکل معین و معناداری بگیرند و آگاهی بیشتری را به فرد منتقل کنند (اسپیراوا،^[۳۵] ۲۰۰۱: ۳؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۰). از نظر ریشه‌شناسی از ریشه لاتین واژه in-forma به معنی «به شکل درآورنده» می‌آید (محمودی، ۱۳۸۶: ۴۷). بر این اساس، مک‌کای^[۳۶] (۱۹۶۹: ۱۴۱) اعتقاد دارد: اطلاعات آن چیزی است که به یک حالت، شکل و یا تغییر شکل می‌دهد. می‌توان گفت کلیه شناخت‌های بشری، تولیدات هنری، محصولات فن‌آورانه، سازمان‌ها و در یک کلام آنچه طبیعت و انسان می‌آفریند به گونه‌ای با اطلاعات شکل گرفته و خلق می‌شوند (برگرفته از: محمودی، ۱۳۸۶: ۴۸). ارسطو برای اطلاعات، دو بعد مرتبط با هم در نظر گرفته است: یکی بعد «شناخت» که جلوه‌هایی از واقعیت را ارائه می‌کند، دیگری بعد «عمل» است که به عنوان مکمل بعد اول مطرح می‌شود (ترمبلی،^[۳۷] ۱۹۹۲: ۱۳۹؛ به نقل از: محمودی، ۱۳۸۶: ۴۷).

در علوم اطلاعات و ارتباطات، «اطلاعات» دارای دو معنی است:

الف) اطلاعات به معنی خبر و آگاهی از یک موضوع، رویداد و یا یک پدیده؛

ب) اطلاعات به معنی به شکل درآوردن و یا به فرم درآوردن (In-Formation) (محمودی، ۱۳۸۶: ۴۸).

۲ـ۱ـ۷٫ دانش

دانش شامل آگاهی و درک مجموعه‌ای از اطلاعات و اینکه چگونه این اطلاعات می‌توانند به بهترین نحوه به کار گرفته شوند، می‌باشد (سن، ۲۰۰۴: ۱۳؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۰). به بیان دیگر، دانش سازمانی را می‌توان این‌چنین تعریف کرد: ترکیب سیالی از تجربیات، ارزش‌ها، اطلاعات موجود و نگرش‌های کارشناسی نظام‌یافته است که به فرآیندهای کاری و حل مسائل یک سازمان کمک می‌کند (لاجوردی و خانبابایی، ۱۳۸۶: ۱۰۵).

دانش به دو نوع دانش صریح و ضمنی تقسیم می‌شود. منظور از دانش صریح، دانش رسمی و نظام‌یافته‌ای است که آن را در فعالیت‌های علمی استفاده می‌کنیم و از طریق متون علمی ـ دانشگاهی می‌توان به آن دست یافت. به عنوان مثال می‌توان به برنامه های رایانه‌ای، روش تولید کالاهای مختلف و روش‌های تعمیر و نگهداری اشاره نمود. دانش ضمنی، اگرچه چندان برای ما آشنا نیست و تبادل آن نیز دشوار می‌باشد، اما در مواقع بحران می‌تواند مشکل‌گشای ما باشد. این دانش، شخصی است و از طریق تجربیات و آگاهی‌های شخصی به دست می‌آید. نمی‌توان آن را در قالب فرمول یا معادلات خاصی بیان نمود. این دانش در قالب مدل‌های ذهنی، تجربه، عقیده و روابط ذهنی نمود پیدا می‌کند. این دانش از تعامل افراد با دنیای خارج به دست می‌آید. دانش ضمنی در قالب توانایی یا علم به چگونگی نمود می‌یابد (استیسی،^[۳۸] ۱۳۸۷: ۹۸). تفاوت دانش ضمنی/صریح همچنین تأثیرات مهمی بر توزیع و واگذاری اختیار تصمیم‌گیری به افراد درون سازمان دارد. اگر دانش مربوط به تصمیم‌گیری‌ها از نوع صریح باشد، انتقال و جمع‌ آوری آن ها در یک مکان، ساده و ممکن است، از این‌رو متمرکز کردن تصمیم‌گیری‌ها ممکن می‌شود (فعالیت‌های تخصیص بودجه درون یک سازمان نوعاً متمرکز است). اگر اساساً دانش از نوع ضمنی باشد، قابل انتقال نیست و تصمیم‌گیری باید میان افرادی که با دانش سروکار دارند، توزیع شود (پروساک^[۳۹] و ماتسون،^[۴۰] ۲۰۰۶: ۲۲).

اگرچه واژه های «اطلاعات» و «دانش» اغلب به یک معنا به کار می‌روند، اما تفاوتی آشکار میان این دو واژه وجود دارد. به باور مکلوپ^[۴۱] (۱۹۸۳)، اطلاعات جریانی از پیام‌ها و یا معانی است که ممکن است به دانش اضافه، موجب ساختاردهی و یا تغییر آن شود، در حالی که دانش توسط جریان اطلاعات، خلق و سازمان‌دهی می‌شود (برگرفته از: نوناکا،^[۴۲] ۱۹۹۴: ۱۵).

۲ـ۱ـ۸٫ فرایند تبدیل داده به دانش