آیا سه بعد پیچیدگی با هم می‌توانند تحقق یابند ؟

چه رابطه ای میان این سه بعد ( عمودی ، افقی و تفکیک ‌بر اساس مناطق جغرافیایی ) می‌تواند وجود داشته باشد ؟ در سازمان های بزرگ شما می توانید روابط متقابل زیادی را بین این سه عنصر داشته باشید و در سازمان های کوچک اثر این عوامل اندک بوده و روابط آن ها نیز ضعیف تر خواهد بود . به طور کلی این سه عنصر نمی توانند به همراه هم تحقق یابند . برای مثال عنوان می شود که معمولأ دانشکده ها از تفکیک عمودی و پراکندگی جغرافیایی کم ولی میزان تفکیک افقی بسیار زیاد برخوردارند.

چرا پیچیدگی مهم است ؟

سازمان ها از سیستم فرعی مختلفی تشکیل شده اند که برای اثر بخش بودن این سیستم های فرعی ، ارتباطات ، هماهنگی و کنترل ضروری است . یک سازمان بسیار پیچیده نیاز بیشتری به ارتباطات ، هماهنگی اثر بخش و روش های کنترل مؤثر دارد . به عبارت دیگر با افزایش پیچیدگی مسئولیت مدیران نیز برای حصول اطمینان از اینکه ، فعالیت های پراکنده و تفکیک شده درون سازمان ، به طور یکنواخت و با هم به منظور تحقق اهداف سازمانی انجام می گیرند، افزایش می‌یابد . با کاهش پیچیدگی سازمان ها نیاز به ابزارهایی از قبیل : کمیته ها ، سیستم های اطلاعاتی کامپیوتری و دستورالعمل های سالانه رسمی کاهش می‌یابد . اما وقتی هر کدام از فعالیت های کاری سازمان ، توسط تعداد زیادی از کارکنان سازمان انجام داده و امکانات انسانی در مناطق جغرافیایی متعددی پراکنده شده باشند ، ابزارهای ذکر شده شدیدأ ضرورت می‌یابند .(همان منبع ، ۸۸-۸۷)

۳-۱-۵-۲- تمرکز :

در یک سازمان تصمیمات ، کجا اتخاذ می‌شوند؟ در بالای هرم سلسلهل مراتب سازمانی توسط مدیریت ارشد یا در پایین آن به وسیله افرادی که به انجام آن چه در خصوص آن تصمیم اتخاذ می شود نزدیکترند.

” رابینز ” در تعریف تمرکز می‌گوید : تمرکز به میزانی که تصمیم گیری در یک نقطه واحد در سازمان متمرکز شده ، اشاره دارد . تراکم قدرت در یک نقطه دلالت بر تمرکز داشته و تراکم کم نشانه عدم تمرکز است . عدم تمرکز ^[۱۶]دلالت بر تفکیک سازمان ‌بر اساس مناطق جغرافیایی ندارد. تمرکز به مسئله میزان پراکندگی اختیارات تصمیم گیری بر می‌گردد نه تفکیک جغرافیایی سازمان .(رابینز ، ۱۳۸۴، ۹۸)

تمرکز به سطوحی از سلسله مراتب اختیارات اطلاق می شود که می‌تواند تصمیماتی را بگیرد . در سازمان های متمرکز ، مدیران ارشد و آنان که در رأس سازمان هستند حق تصمیم گیری دارند . در سازمان های غیرمتمرکز همین تصمیمات در سطوح پایین تر گرفته می شود . مسئله عدم تمرکز به صورت یکی از معماهای لاینحل درآمده ، زیرا در سازمان هایی که دیوانسالاری به صورت صد در صد رعایت می شود همه تصمیمات به وسیله مدیریت عالی سازمان گرفته می شود و او بر سازمان کنترل کامل اعمال می‌کند . ولی با بزرگتر شدن سازمان ارجاع کرد ، یا اینکه میزان بار تصمیم گیری بدان حد می‌رسد که یک مقام ارشد نمی تواند آن را تحمل کند . ‌بنابرین‏ ، نتیجه تحقیقاتی که روی سازمان های بزرگ انجام شده است نشان می‌دهد که در سازمان های بزرگ پدیده عدم تمرکز بیشتر رعایت می شود .(دفت ، ۱۳۷۷،۱۸)

هر چه مدیران به زیردستان اعتماد بیشتری داشته باشند و آنان را افرادی شایسته بدانند تفویض اختیارات به زیر دستان بیشتر خواهد شد و نهایتأ در سازمان عدم تمرکز ایجاد خواهد شد . هر چه مکانیسم های تبادل اطلاعات به نقاط تصمیم گیری بیشتر باشد و سیستم باز خور مناسبی برای ارزیابی نتایج تصمیمات وجود داشته باشد ، عدم تمرکز نیز بیشتر خواهد شد . هر چه تصمیمات متخذه به وسیله یک واحد، بر عملیات واحدهای دیگر تأثیر گذارتر باشد ، میزان مشارکت سایر واحدها در تصمیم گیری بیشتر می شود و این زمینه را برای عدم تمرکز سازمانی فراهم می‌کند .

اگر بیشتر تصمیمات در رأس هرم سازمانی گرفته شود ، سازمان متمرکز است و البته مسئله ‌به این سادگی هم نیست . پدیده تمرکز موضوع چندان ساده ای نیست که بتوان گفت چه کسی یا کسانی می‌توانند تصمیم بگیرند.اگر فردی در رده پایین سازمان نیز تصمیمات متعددی بگیرد ، ولی این تصمیمات ‌بر اساس سیاست های سازمانی مشخص و برنامه ریزی شده باشد، سازمان مذبور تا حد زیادی متمرکز است . در سازمان هایی که امور به صورت دموکراسی و تصمیمات به صورت جمعی و گروهی گرفته می شود بیشتر می توان شاهد تمرکز زدایی بود . یکی از ارکان پدیده تمرکز این است که ببینیم کارها و فعالیت های اعضای سازمان چگونه مورد ارزیابی قرار می‌گیرد .فرایند ارزیابی مستلزم این است که ببینیم آیا کارهای سازمان به صورتی صحیح ، عالی یا به سرعت انجام شده است یا خیر ؟ اگر کار ارزیابی به وسیله افرادی که در رأس سازمان قرار گرفته اند انجام شود ، سازمان متمرکز است (صرف نظر از اینکه چه تصمیماتی گرفته شود ) در سازمان هایی که ارزیابی کار افراد به صورت متمرکز انجام می شود ، معمولأ سیاست ها متمرکز است ( ولی الزامأ همیشه وضع بدین گونه نیست .( هال ، ۱۳۷۶ ، ۱۴۵)

تمرکز و عدم تمرکز نشان دهنده میزان تفویض اختیار به سطوح پایین سازمان در تصمیم گیری هاست . هرگاه واحدهای سازمانی از اختیارات بالایی در تصمیم گیری برخوردار باشند ، سازمان غیر متمرکز بوده و در حالی که تمام تصمیمات در رأس هرم سازمانی انجام شود ، درجه تمرکز ساختاری بالا است . مسئولان ساختار سازمانی اگر مایل به اصلاح ساختار باشند بایستی با تفویض اختیارات بیشتر به واحدهای تابعه میزان تمرکز سازمانی را کاهش دهند و زمانی این امر محقق خواهد شد که « اعتماد » فی مابین روابط مدیران ارشد نسبت به زیر مجموعه تقویت شود .

۶-۲تفویض اختیار به چه معنا است ؟

تفویض اختیار عبارت است از اینکه مدیر قسمتی از اختیارات خود را به مرئوسین انتقال دهد . بدین معنی که مدیر قسمتی از اختیارات خود را به معاونین انتقال می‌دهد ، و به همین ترتیب معاونین قسمتی از اختیارات خود را به رؤسای ادارات تفویض می‌کنند و رؤسای ادارت نیز برخی از اختیارات خود را به رؤسای دوائر و شعبه های سازمان واگذار می نمایند .

تفویض اختیار شامل سه مرحله می‌باشد :

1. 1. واگذاری وظایف ^[۱۷] از طرف رئیس به مرئوسین بلا واسطه

1. 1. اعطای اجازه ^[۱۸] و حق تصمیم گیری ( اختیار ) به منظور انجام تعهدات ، استفاده از منابع مالی و انسانی و سایر اقداماتی که برای اجرای وظایف محوله لازم است.

1. تعیین مسئولیت ^[۱۹] مرئوسین در مقابل رئیس برای حسن انجام وظایف محوله بر حسب معیار و موازینی که قبلأ انتخاب شده است .( اقتداری ، ۱۳۷۰ ،۱۵۸)

۷-۲-تفاوت بین ساختار سازمان های متمرکز و غیر متمرکز :

در یک سازمان غیر متمرکز مسائل به سرعت حل می‌شوند ، برای حل مسائل و تصمیم گیری از تعداد افراد بیشتری نظرخواهی می شود ، کارکنان و اعضای سازمان کمتر احساس از خود بیگانگی می‌کنند خود را به عنوان عضوی فعال از یک موجود زنده (سازمان ) به حساب می آورند .( رابینز ، ۱۳۸۲،۳۰۱)