[۱]- Civil law

[۲] – طرح توجیهی قانون تجارت الکترونیکی، ص۱۹٫

[۳] – عبدالله شمس، همان، ص۵۵٫

همان‌طور که گذشت سند الکترونیکی ماهیتی متفاوت از سند کاغذی ندارد، قاعدتاً آثار حقوقی آن نیز نباید متفاوت از سند کاغذی باشد. قابلیت پذیرش و پس از آن ارزش اثباتی سند، نخستین اموری هستند که در صورت ابراز یک سند به عنوان دلیل، مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. البته قابلیت پذیرش و ارزش اثباتی سند را نباید محدود به رسیدگی‌های قضایی پنداشت. قابلیت پذیرش و ارزش اثباتی از مهمترین مسائل پرداختن به جنبه‌های حقوقی سند الکترونیکی است؛ زیرا اولین تردید محاکم در مواجهه با دلیل الکترونیکی قابل پذیرش بودن و انطباق آن با ضوابط حاکم بر دلایل است و مسأله ارزش اثباتی امری ثانوی است که پس از پذیرش یک دلیل مطرح می‌شود[۱].

ماده نُه ق.ن.ت.ا.آ ذیل عنوان «قابلیت پذیرش و ارزش اثباتی داده پیام‌ها» اعلام داشته:

«(۱) در هیچ دادرسی‌ای، هیچ‌یک از اصول و قواعد حاکم بر ادله اثبات دعوا به‌گونه‌ای اعمال نخواهد شد که قابلیت پذیرش و ارزش اثباتی داده پیام‌ها را به دلایل زیر رد کند:

(الف) صرفاً به این دلیل که داده پیام است؛ یا

(ب) اگر داده پیام بهترین دلیلی[۲] است که شخص ابراز می‌کند و به‌طور معقولی پیش‌بینی می‌کرده که می‌توانسته به‌دست بیاورد، به این دلیل که به شکل اصیل خود نیست.

(۲) اطلاعات در شکل یک داده پیام بایستی ارزش اثباتی اعطا شده مقرر را داشته باشد. در ارزیابی کردن ارزش اثباتی یک داده پیام، بایستی توجه به قابلیت اطمینان روشی که در آن داده پیام ایجاد، ذخیره یا مبادله شده، روشی که در آن تمامیت اطلاعات نگهداری شده، روشی که در آن هویت ایجاد کننده داده پیام تشخیص داده شده و به هر  عامل مربوط دیگری، باشد.»

در بند (الف) ماده هفت قانون متحدالشکل معاملات الکترونیکی آمریکا، تحت عنوان «به‌رسمیت شناختن اسناد الکترونیکی، امضاهای الکترونیکی و قراردادهای الکترونیکی» مقرر شده: «اثر حقوقی یا قابلیت اجرایی یک سند یا امضا را نمی‌توان صرفاً برای اینکه در شکل الکترونیکی است رد کرد.»

ق.ت.ا ما نیز، نخست بر پذیرش سند الکترونیکی و سپس عدم امکان انکار ارزش اثباتی سند الکترونیکی به ‌صرف شکل و قالب الکترونیکی آن تأکید دارد: «اسناد و ادله اثبات دعوی ممکن است به صورت داده پیام بوده و در هیچ محکمه یا اداره دولتی نمی‌توان بر اساس قواعد ادله موجود، ارزش اثباتی داده پیام را صرفاً به دلیل شکل و قالب آن رد کرد.»(ماده ۱۲ ق.ت.ا)؛ پس در حقوق ما، قابلیت پذیرش و ارزش اثباتی سند الکترونیکی به عنوان یک دلیل به‌رسمیت شناخته شده و سند الکترونیکی قابل پذیرش در دادگاه‌ها، نهادها و ادارات است. اما ارزش اثباتی انواع سند الکترونیکی همانند سند کاغذی متفاوت و متمایز از دیگری است.

ما در مبحث انواع سند الکترونیکی با توجه به وحدت ماهیت و آثار حقوقی اسناد کاغذی و الکترونیکی، به تبعیت از ماده ۱۲۸۶ ق.م، سند الکترونیکی را به دو نوع رسمی و عادی تقسیم کردیم. سند الکترونیکی عادی نیز با توجه به سطح ایمنی و اطمینان امضا و سیستم اطلاعاتی به‌کار گرفته شده به دو نوع مطمئن و غیرمطمئن تقسیم شد و به همین دلیل از اعتبار و آثار یکسان هم نباید برخوردار باشد. در ادامه ابتدا به اعتبار سند الکترونیکی رسمی و پس از آن به اعتبار سند الکترونیکی عادی خواهیم پرداخت.

        ذکر شد که در ثبت الکترونیکی و فرآیند منجر به صدور سند الکترونیکی رسمی، باید اصول و مقررات مربوطه رعایت شود و از فناوری برای تضمین و اجرای بهتر اصول و مقررات، به اقتضای زمان حاضر کمک گرفته می‌شود. سند الکترونیکی رسمی با ویژگی‌هایی نظیر سهولت و سرعت که با خود به همراه دارد، با دقت و امنیت اعتبار و آثار سند رسمی را تضمین می‌کند و به سهم خود موجبات امنیت روانی، اقتصادی، اجتماعی و سیاسی را فراهم می‌کند.

واسط الکترونیکی موجب تغییر شکل و قالب سند رسمی می‌گردد، پس با توجه به وحدت ماهیت و آثار حقوقی سند رسمی و سند الکترونیکی رسمی نمی‌توان اعتباری متمایز و متفاوت از سند رسمی، در شیوه الکترونیکی متصور بود؛ هرچند به کمک فناوری می‌توان سطح بالاتری از اطمینان و اتکا را برای سند الکترونیکی رسمی به ارمغان آورد. در فصل قبل به اعتبار و آثار سند رسمی پرداخته شد، تمامی آن اعتبار و آثار بر سند الکترونیکی رسمی مترتب است، لذا در ادامه تنها اعتبار و آثاری که نیازمند توضیح به نظر رسیدند بیان می‌شوند.

        با توجه به تنظیم سند رسمی توسط مأمور رسمی صلاحیت‌دار و مسؤول(سردفتر) صحت انتساب سند مفروض است. همچنین سندی که مطابق مقررات قانون به ثبت رسیده است(سند رسمی) تمام محتویات آن(عبارات و امضاها) و همچنین تمام مندرجات آن بدون تغییر فرض شده و معتبر خواهد بود. بنابراین شخصی که بخواهد به اصالت سند رسمی متعرض شود فقط می‌تواند نسبت به آن ادعای جعل کند.

با کمک گرفتن از فناوری و به‌کارگیری روش‌هایی به مراتب مطمئن‌تر از روش‌های قبلی، مانند روش‌های کارآمد شناسایی و احراز هویت زیست‌سنجی، در شرایط عادی، حضور شخص در محل دفتر اسناد رسمی و هویت وی به‌طور مطمئن و قابل اعتمادی تضمین می‌شود؛ همچنین در شیوه الکترونیکی با بهره گرفتن از روش‌های فنی و قابلیت‌های فناوری، تمامیت سند رسمی و بدون تغییر و تحریف بودن آن به‌طور پیش‌گیرانه‌ای تضمین خواهد شد، به‌نحوی‌که می‌توان ادعا کرد از مرحله فرض صحت انتساب سند به سمت مرحله قطعیت انتساب سند گذر شده است.

        مفاد سند الکترونیکی چه رسمی یا عادی به طرفین سند و قائم مقام آنان تحمیل می‌شود، اما طبق قانون تاریخ سند الکترونیکی رسمی و کلیه معاملات اموال غیرمنقول که طبق مقررات به ثبت رسیده‌اند، همچون شیوه کاغذی، نسبت به اشخاص ثالث هم معتبر می‌باشد.

        قدرت اجرایی سند رسمی از آثار اعتبار استثنایی آن است[۳] و یک مزیت مهم برای سند رسمی محسوب می‌شود. در شیوه الکترونیکی، فناوری اجرای مفاد سند الکترونیکی رسمیِ لازم‌الاجرا را در تمامی مراحل تسهیل و تسریع خواهد نمود. به‌عنوان مثال تهیه رونوشت از سند الکترونیکی رسمی برای ارسال به ادارات اجرای ثبت و صدور اجرائیه از طریق سامانه الکترونیکی و ارسال آن از همین طریق، به سهولت و با سرعت و دقت انجام خواهد شد. یکی از مراحل مهم اجرا، ابلاغ اجرائیه است. مطابق ماده ۱۶ آیین‌نامه اجرا «در کلیه اسناد رسمی بایستی اقامتگاه متعاملین به‌طور وضوح قید شود …»، چنانچه متقاضی سند، در زمان تنظیم سند، در صورت تمایل نحوه برقراری ارتباط الکترونیکی با او را انتخاب و نشانی صندوق پستی الکترونیکی خود را برای مواقع لزوم از جمله ابلاغ اوراق اجرایی احتمالی به دفتر تنظیم کننده سند اعلام نماید و در سند الکترونیکی رسمی این نشانی قید شود، در صورت صدور اوراق اجرایی، با ارسال آن به نشانی الکترونیکی مزبور امر ابلاغ که تمامی اقدامات بعدی اجرا تحت تأثیر آن می‌باشد، انجام خواهد شد و از این طریق از فساد اداری نیز جلوگیری می‌شود. بند «هـ» ماده ۱۵ آیین‌نامه یاد شده مقرر داشته: «در اسنادی که اقامتگاه متعهد پست الکترونیکی نیز قید شده باشد، ابلاغ اجرائیه در اداراتی که از سیستم رایانه استفاده می‌نمایند از طریق ارسال به پست الکترونیکی صورت می‌گیرد. در این‌صورت پس از گذشت ۴۸ ساعت از تاریخ ارسال، اجرائیه ابلاغ شده محسوب می‌گردد.»

با استفاده ایمن و مطمئن از فناوری در بحث اجرای اسناد رسمی لازم‌الاجرا، در صیانت از حقوق اشخاص کمک شایانی خواهد شد.

        داده‌های الکترونیکی به آسانی قابل تکثیر هستند؛ سند الکترونیکی رسمی نیز به‌عنوان داده‌ای الکترونیکی به‌سهولت قابل تهیه رونوشت و ایجاد نسخه‌های مشابه و منطبق خواهد بود. مطابق ماده ۲۱ ق.د.ا.ر «اصول اسناد رسمی در صورت تقاضای متعاملین به تعداد آنها تهیه می‌شود و به‌هر حال یک نسخه اضافی تنظیم خواهد شد که نسخه اخیر باید در دفترخانه نگهداری شود. متعاملین می‌توانند از اصول اسناد رونوشت یا فتوکپی اخذ نمایند ….»، لذا چنانچه درخواست صدور رونوشتی بشود، سردفتر اسناد رسمی با مراجعه به بایگانی الکترونیکی و فراخوانی نسخه دفترخانه، به سهولت اقدام به تهیه رونوشت از سند الکترونیکی رسمی و تسلیم آن به متقاضی خواهد نمود. با توجه به قابلیت تهیه نسخه مشابه و منطبق، چنانچه رونوشت تهیه شده الزامات قانونی از جمله الزامات ماده هشت ق.ت.ا را تأمین کند به‌منزله اصل خواهد بود. مضافاً اینکه می‌توان از نظر فنی سازوکاری در نظر گرفت تا در سامانه الکترونیکی دفاتر اسناد رسمی، ساعت و تاریخ دقیق تهیه رونوشت از اولین نسخه سند الکترونیکی رسمی که برای اولین بار به شکل نهایی خود ایجاد شده است ثبت شود، تا نسخه‌هایی که از این طریق تهیه شده‌اند قابل پیگیری باشند. البته فایل‌های رایانه‌ای به‌طور خودکار اطلاعاتی نظیر ساعت و تاریخ ایجاد، ساعت و تاریخ آخرین ویرایش و ساعت و تاریخ آخرین دسترسی و تغییرات را نمایش می‌دهند و این اطلاعات به‌طور معمول در قسمت شرح فایل[۴] و مشخصات فایل[۵] وجود دارند و از آنجا که مطابق ماده ۵۵ ق.ث ناظر به ماده ۲۹ ق.د.ا.ر تاریخ ثبت سند(تحقق آن) باید بر روی هر سند قید شود، چنانچه تاریخ مندرج در سند مقدم بر زمان ایجاد فایل الکترونیکی باشد، می‌توان به نسخه ثانویه بودن آن پی برد.

از سند الکترونیکی رسمی می‌توان اقدام به صدور رونوشت کاغذی نیز نمود. شخصی که قانوناً حق دریافت رونوشت را دارد باید بتواند در انتخاب رونوشت الکترونیکی و یا کاغذی مخیّر باشد، تا بر اساس احتیاج خود صدور آن‌را درخواست نماید. تصدیق سردفتر مبنی بر مطابقت رونوشت کاغذی با ثبت الکترونیکی رسمی به رونوشت کاغذی رسمیت می‌دهد. می‌توان الزاماتی در نظر گرفت تا رونوشت کاغذی علاوه بر اطلاعاتی که باید داشته باشد، حاوی زمان دقیق تهیه رونوشت نیز باشد.

در صورتی که الزاماتی در نظر گرفته شود که سند الکترونیکی رسمی علاوه بر انعکاس امضای دست‌نوشته، حاوی روش دیگری از روش‌های تشخیص هویت زیست سنجی نظیر تطابق اثر انگشت نیز باشد، امضای دستی و اثرنگشت منعکس شده در سند الکترونیکی رسمی و همچنین ثبت الکترونیکی رسمی آن، با توجه به روش‌های مطمئن به‌کار گرفته شده برای امضا و نگهداری و تصدیق سردفتر به عنوان مأمور رسمی، می‌تواند اساس تطبیق سندی که مورد تکذیب واقع شده است قرار گیرد.

در زیر به اعتبار سند الکترونیکی مطمئن و غیر مطمئن به عنوان سند الکترونیکی عادی می‌پردازیم.

مواد ۱۴ و ۱۵ ق.ت.ا به تعیین و بیان اعتبار داده پیام مطمئن پرداخته است. ماده ۱۴ اعلام داشته: «کلیه داده پیام‌هایی که به طریق مطمئن ایجاد و نگهداری شده‌اند از حیث محتویات و امضای مندرج در آن، تعهدات طرفین یا طرفی که تعهد کرده و کلیه اشخاصی که قائم مقام قانونی آنان محسوب می‌شوند، اجرای مفاد آن و سایر آثار در حکم اسناد معتبر و قابل استناد در مراجع قضائی و حقوقی است.» و ماده ۱۵ مقرر داشته: «نسبت به داده پیام مطمئن، سوابق الکترونیکی مطمئن و امضای الکترونیکی مطمئن انکار و تردید مسموع نیست و تنها می‌توان ادعای جعلیت به داده پیام مزبور وارد و یا ثابت نمود که داده پیام مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است.».

مطابق تعریفی که از سند الکترونیکی مطمئن به‌عمل آوردیم: «سند الکترونیکی مطمئن نوشته‌ای الکترونیکی است که به‌وسیله یک امضای الکترونیکی مطمئن امضا شده و با رعایت یک سیستم اطلاعاتی مطمئن ذخیره شده و به‌نحو قابل درکی در دسترس باشد»، هرچند این نوع از سند الکترونیکی نسبت به سند الکترونیکی غیرمطمئن از سطح بالاتری از اطمینان برخوردار است، اما به هر جهت با توجه به معیار مهمی که مطابق قواعد ماهوی ادله، برای رسمی بودن سند در اختیار داریم و آن تنظیم سند نزد مأمور رسمی تنظیم اسناد می‌باشد، این نوع از سند الکترونیکی با توجه به عدم تنظیم و تصدیق مأمور رسمی، سند عادی محسوب می‌شود؛ ولو اینکه معیارهای حقوقی قانون تجارت الکترونیکی را برای مطمئن محسوب شدن، تأمین کرده باشد. آنچه در اولین برخورد با ماده ۱۴ یاد شده به نظر می‌رسد این است که، حکم این ماده حکمی جدید و بی‌سابقه در حقوق ما است و مشابه عبارت «اسناد معتبر و قابل استناد» در قانون دیگری نظیر ندارد. پس برای تفسیر این عبارت که اسناد معتبر و قابل استناد کدام دسته از اسناد هستند که سند الکترونیکی مطمئن در حکم آن اسناد اعلام شده است، با توجه به عدم وجود دکترین، با مشکل مواجه هستیم.

همان‌طور که می‌دانیم، اساساً برای اینکه نوشته‌ای سند محسوب شود باید قابلیت استناد داشته باشد، و نوشته‌ای که حداقل شرایط لازم برای اینکه سند محسوب شود را دارا باشد، از حداقل اعتبار که همانا قابلیت پذیرش و استناد باشد برخوردار است. ق.ت.ا در ماده ۱۲ برای انواع اسناد و مدارک الکترونیکی که به هر حال وجود دارند و ممکن است به عنوان دلیل ارائه شوند، قابلیت پذیرش و حداقل اعتبار را قائل شده است و صرف قالب و شکل الکترونیکی آنها را موجب عدم شناسایی و پذیرش ندانسته است. بنابراین نه تنها سند الکترونیکی مطمئن، بلکه سند الکترونیکی غیرمطمئن نیز از درجه‌ای از اعتبار و قابلیت استناد برخوردار است و این از آثار اصل در حکم نوشته و مکتوب بودن می‌باشد؛ از این‌رو ماده ۱۴ ق.ت.ا مبهم است. پیش‌نویسان ق.ت.ا در نظر داشته‌اند تا داده پیام‌های مطمئن را هم‌سنگ اسناد رسمی اعلام کنند و در ماده ۱۵ پیش‌نویس، آن‌را در حکم اسناد رسمی بیان کرده بودند[۶] که در مراحل بعدی و روند تصویب عبارت «در حکم اسناد رسمی» به عبارت «در حکم اسناد معتبر و قابل استناد» در ماده ۱۴ تبدیل شد که هرچند از آن خطا جلوگیری نمود، اما موجب ابهام گردید.

عبارت «تمام محتویات و امضای مندرج در آن» مذکور در صدر ماده ۱۴، ماده ۷۰ ق.ث و بیان اعتبار سند رسمی به مفهوم اصالت را به یاد می‌آورد، ولی تا انتهای ماده با توجه به توضیحی که گذشت چنین حکمی استفاده نمی‌شود؛ اما در ماده ۱۵ قانون‌گذار این اعتبار را برای داده پیام مطمئن و سوابق الکترونیکی مطمئن و امضای الکترونیکی مطمئن مقرر می‌دارد.

در حقوق ما در سه مورد زیر اسناد از اعتبار به مفهوم اصالت(فرض صحت انتساب و مقاومت در برابر انکار و تردید) برخوردار می‌گردند:

۱- سند رسمی؛

۲- سند عادی گواهی امضا شده؛ و

۳- سند عادی که اعتبار سند رسمی را پیدا می‌کند(ماده ۱۲۹۱ ق.م).

در دو مورد اول به لحاظ رعایت تشریفات قانونی و گواهی مأمور رسمی صحت انتساب سند مفروض است، لذا از اعتبار غیر قابل انکار و تردید بودن برخوردار می‌گردند؛ و در مورد سوم، یا به لحاظ تصدیق صدور سند از ناحیه منتسب‌الیه توسط فردی که سند علیه او اقامه شده است و یا به دلیل اثبات صدور سند از ناحیه منتسب‌الیه در دادگاه، سند واجد اعتبار غیر قابل انکار و تردید بودن می‌گردد. در شیوه کاغذی، علاوه بر رعایت سایر تشریفات قانونی، در زمان صدور سند رسمی یا گواهی امضای ذیل نوشته‌های عادی، با توجه به لزوم حضور فرد، علاوه بر احراز هویت امضا کننده، اهلیت وی و میزان آگاهی و توجهش به مفاد و آثار سندی که امضا می‌کند توسط سردفتر احراز می‌شود، و پس از آن قانون‌گذار انتساب سند به امضا کننده و بدون تغییر و تحریف بودن سند را مفروض می‌دارد. اما در شیوه الکترونیکی هرچند هویت متقاضی صدور گواهی دیجیتالی در زمان صدور گواهی توسط دفاتر ثبت نام احراز می‌شود، اما هویت امضا کننده سند الکترونیکی مطمئن، در زمان استفاده از گواهی و ایجاد امضای الکترونیکی مطمئن، با توجه به عدم تقارن زمان صدور و استفاده از گواهی، احراز نشده باقی می‌ماند و احراز اهلیت امضا کننده و میزان آگاهی و توجهش به مفاد و آثار سند نیز، اساساً معطل می‌ماند. همچنین در خصوص سند عادی که اعتبار سند رسمی را پیدا کرده به‌نظر می‌رسد این اقرار به انتساب سند و یا اثبات انتساب سند است که موجب اعتبار مسموع نبودن انکار و تردید می‌گردد و سند اقامه شده در این مورد از خود خصوصیتی ندارد. پس بنابر موارد معنونه و با توجه به ایرادی که قبلاً از گواهی‌های دیجیتال بیان کردیم(هرکس داده‌های گواهی دیجیتالی را در اختیار داشته باشد می‌تواند از هویت صاحب گواهی برای امضا سوء استفاده کند)، غیرقابل انکار و تردید اعلام داشتن سند الکترونیکی مطمئن منطقی به‌نظر نمی‌رسد و از این جهت با ایراد مواجه است.

ق.ن.ت.ا.آ پس از آنکه در ماده شش به اصل در حکم نوشته بودن داده پیام تصریح می‌کند، در ابتدای بند دو از ماده نُه، صراحتاً اعلام می‌دارد که «اطلاعات در شکل یک داده پیام بایستی ارزش اثباتی اعطا شده مقرر را داشته باشد»، دستورالعمل امضاهای الکترونیکی اتحادیه اروپا نیز در ماده پنج ارزش اثباتی جدیدی فراتر از ارزش اثباتی امضای دست نوشته در شیوه کاغذی، برای امضاهای الکترونیکی پیشرفته(مطمئن) قائل نشده است. همچنین قانون مدنی فرانسه پس از آنکه در ماده ۱۳۱۶-۱ نوشته‌های الکترونیکی را از حیث دلیل در حکم نوشته‌های مضبوط بر روی کاغذ می‌داند مشروط بر اینکه صادر کننده آن کاملاً مشخص باشد و قابل ارائه و نگهداری در شرایطی باشد که تمامیت آن تضمین شود، در ماده ۱۳۱۶-۳ به نوشته‌های الکترونیکی همان ارزش اثباتی مقرر در نوشته‌های کاغذی را اعطا می‌کند. استفاده می‌شود که در مقررات یاد شده ارزش اثباتی متفاوت و فراتر از ارزش اثباتی اسناد در شیوه کاغذی برای اسناد الکترونیکی در نظر گرفته نشده است و سعی بر به‌رسمیت شناسی و معرفی معادل اسناد و امضا، برای شیوه الکترونیکی بوده است. اما قانون‌گذار ما در ق.ت.ا فراتر از این قبیل مصوبات رفته و ارزش اثباتی مقرر در سیستم حقوقی کشورمان را به داده پیام مطمئن و امضای الکترونیکی مطمئن که عادی محسوب می‌گردند، اعطا نکرده بلکه بیشتر از آن، ارزش اثباتی غیر قابل انکار و تردید بودن را که اعتبار خاص سند رسمی است، برای آنها در نظر گرفته که به دلایل معروضه موجه به‌نظر نمی‌رسد.

سند الکترونیکی چنانچه مطمئن محسوب شود، ویژگی‌ها و کارکردهای قابلیت شناسایی امضا کننده، قابل تشخیص و کشف بودن تغییرات و قابل دسترس بودن در مراجعات بعدیِ سند کاغذی را فراهم می‌کند و معادل آن در شیوه الکترونیکی محسوب می‌شود، لذا قاعدتاً باید همان اعتبار و ارزش اثباتی سند کاغذی را داشته باشد.

مقصود مقنن از عبارت «در حکم اسناد معتبر و قابل استناد در مراجع قضائی و حقوقی»، در قسمت اخیر ماده ۱۴ معلوم نیست. فقط می‌توان اظهار داشت که بی‌سابقه بودن عبارت و نامعلوم بودن ماهیت حقوقی این اسناد، حکایت از عدم جامعیت تدوین کنندگان در باب ادله اثبات دعوا دارد. زیرا سند یا عادی است یا رسمی(ماده ۱۲۸۶ ق.م). حالت سومی نیز قابل تصور است که سندی با اثبات برخی وقایع «دارای آثار سند رسمی» باشد(ماده ۱۲۹۱ ق.م). اما اینکه سندی فی‌البداهه و بدون طی تشریفات قانونی در مرجع مشخصی «در حکم اسناد معتبر و قابل استناد در مراجع قضائی و حقوقی» محسوب شود، نه سابقه‌ای دارد و نه مفهومی[۷].

به‌هر روی در حال حاضر طبق ماده ۱۵ ق.ت.ا سند الکترونیکی مطمئن غیر قابل انکار و تردید اعلام شده و هرکس که بخواهد به آن تعرض کند باید نسبت به آن ادعای جعل کند یا ثابت نماید که به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است. در ماده ۶۸ همان قانون یکی از مصادیق جعل کامپیوتری، استفاده بدون مجوز از وسایل کاربردی سیستم‌های رمزنگاری تولید امضا مثل کلید خصوصی، بیان شده است، که البته نیاز به اثبات دارد.

۱- بتول آهنی، همان، ص۱۳۰٫

[۲] – قاعده بهترین دلیل(best evidence rule) قاعده‌ای در نظام ادله حقوق عرفی(common law) است که نشان آن‌را می‌توان تا سده هجدهم میلادی یافت؛ طبق این قاعده هیچ دلیلی قابلیت پذیرش ندارد مگر اینکه بهترین دلیلی بوده باشد که ماهیت دعوا اجازه پذیرش آن‌را می‌دهد. محاکم کشورهای دارای نظام «حقوق عرفی» مانند آمریکا با استناد به این قاعده در پذیرش ادله جدید از خود عکس‌العمل نشان می‌دهند.

[۳] – ناصر کاتوزیان، اثبات و دلیل اثبات، ص۳۱۱٫

[۴]- Description.

[۵]- Properties.

[۶] – ماده ۱۵- کلیه «داده»هایی که به طریق مطمئن‌ ایجاد و یا نگهداری شده‌اند از حیث محتویات و امضای مندرج در آن، تعهدات طرفین یا طرفی که تعهد کرده و کلیه اشخاصی که قایم مقام قانونی آنان محسوب می‌شوند و اجرای مفاد آن و سایر آثار در حکم اسناد رسمی‌ است.

[۷] – مصطفی السان، جنبه‌های حقوقی ثبت الکترونیکی، ص۳۵ و ۳۶٫

در نگاه اول شاید وجود پاره‌ای از مقررات و عمدتاً لزوم ثبت سند در دفاتر مخصوص، مانع برای صدور سند الکترونیکی رسمی به‌نظر برسد، اما با توجه به یکسانی ماهیت و آثار حقوقی اسناد و مدارک کاغذی و الکترونیکی، همانند راهکارهایی که برای فائق آمدن بر الزاماتی نظیر نوشته یا مکتوب بودن، ممضی بودن و اصیل بودن در نظر گرفته شده است و تسری آنها به مقوله ثبت سند، می‌توان این مانع ظاهری را نیز برای نیل به دستاوردهای یاد شده از سر راه برداشت.

در کشور ما با تصویب قانون تجارت الکترونیکی، تصویب آیین‌نامه ماده ۳۲ آن قانون، تشکیل زیر ساخت کلید عمومی و اقدامات مناسب اخیر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در ایجاد سامانه‌های ثبتی، ‌زمینه برای صدور سند الکترونیکی رسمی فراهم است.

امروز هرچند هنوز ثبت رسمی سند در میان مردم و دولتمردان جایگاه واقعی خود را پیدا نکرده و از این جهت مهجور است، اما رفته رفته بی‌توجهی مردم و دستگاه‌های قضایی و اجرایی به ثبت رسمی سند، کشور را با مشکلاتی نظیر معاملات معارض، جعل، کلاهبرداری، زمین‌خواری، تصرف و از بین بردن منابع ملی و طبیعی، دست به گریبان کرده است که همگان را به سمت توجه بیشتر به ثبت رسمی و صدور سند رسمی و تسهیل انجام آن سوق داده است. از جمله اقداماتی که بیانگر توجه بیشتر حاکمیت به ثبت رسمی است، تصویب قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۴/۰۵/۱۳۸۵ مجلس شورای اسلامی می‌باشد.

اقدام قریب‌الوقوعی که با نگاهی دقیق و ایمن به سمت تسهیل و ترویج ثبت رسمی اسناد می‌رود، صدور سند الکترونیکی رسمی در کشور است؛ اقدامی که هرچند در ابتدای راه به‌سر می‌برد و لزوم همکاری دستگاه‌های متفاوت و وجود بانک‌های اطلاعاتی مختلف و به‌روز را می‌طلبد، اما افق روشن و شفافی را پیش روی مردم و حاکمیت ترسیم می‌کند که به نظم حقوقی، اقتصادی، اجتماعی و سیاسی می‌انجامد.

در خصوص این سؤال که آیا برای ثبت الکترونیکی رسمی با مانع قانونی مواجه هستیم یا خیر، باید گفت برخی مقررات جدید نه تنها ثبت الکترونیکی اسناد را تجویز کرده‌اند بلکه آن‌را تکلیف نموده‌اند. از جمله آن مقررات می‌توان به فراز دو از بند «و» ماده ۴۶ قانون برنامه پنجساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران(۱۳۹۴ ـ ۱۳۹۰)، که طبق آن سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف شده است: «در راسـتای توسـعه سامانه یکپارچه ثبـت اسناد رسـمی و امـلاک، نسبـت به الکترونیکی نمودن کلیه مراحل نقل و انتقالات، ثبت اسناد رسمی و املاک تا پایان سال دوم برنامه اقدام نماید.» و بند «م» ماده ۲۱۱ قانون یاد شده که مقرر داشته: «سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است در راستای توسعه سامانه یکپارچه ثبت اسناد و املاک و راه‌اندازی مرکز ملی داده‌های ثبتی، نسبت به الکترونیکی کردن کلیه مراحل ثبت معاملات تا پایان سال دوم برنامه اقدام کند، به‌نحوی که امکان پاسخ آنی و الکترونیک به استعلامات ثبتی و ثبت آنی معاملات با به کارگیری امضاء الکترونیکی مطمئن فراهم شود.» اشاره کرد. همچنین از اطلاق بند «ج» ماده ۴۸ همان قانون نیز، که اعلام داشته: «در هر موردی که به موجب قانون، تنظیم اوراق یا اسناد …. ضروری باشد، انجام الکترونیکی آن با رعایت مفاد قانون تجارت الکترونیک مجاز بوده و کفایت می کند»، جواز ثبت الکترونیکی رسمی سند استفاده می‌شود.

در فصل اول به مفهوم ثبت سند در شیوه سنتی پرداخته شد[۲]، منظور از ثبت اسناد به شیوه الکترونیکی استفاده از تکنولوژی و فناوری‌های جدید اطلاعاتی و ارتباطی در تهیه مستندات، تنظیم، ثبت و امضای اسناد در دفاتر اسناد رسمی است. البته در تهاجم به فناوری نباید امنیت و اعتمادی را که با اصول مسلم و عادات و رسوم تثبیت گردیده است به خطر بیاندازیم[۳]. یک اصل اساسی در ثبت الکترونیکی اسناد وجود دارد و آن این است که اصول و تشریفات بنیادی ثبت سنتی[۴]، باید صرف‌نظر از تکنولوژی اعمال شود. تخلف از رویه و قوانین موجود در زمینه ثبت اسناد و گواهی امضا دارای آثار زیانباری-از حیث حقوقی، اجتماعی و اقتصادی- خواهد بود و از این حیث، اساساً امضا و مدارک الکترونیکی خصوصیتی ندارند که موجب تغییر مرجع ثبت و گواهی آنها شود[۵].

ثبت الکترونیکی اسناد مفهومی نوظهور دارد و در کشور ما قوانین مربوط، از جمله ق.ت.ا تعریفی از آن به دست نداده‌اند، پس برای آشنایی با برخی اصطلاحات، ناگزیر به مراجعه به مقررات خاص خارجی هستیم. بند ۵-۱۵ قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی آمریکا، ثبت الکترونیکی را چنین تعریف کرده است: «ثبت الکترونیکی عبارت است از یک عمل رسمی که یک سند الکترونیکی را که با رعایت این فصل توسط یک سردفتر الکترونیکی تنظیم شده است به عنوان یک رویه ایمن به حساب می‌آورد.»

ثبت الکترونیکی به معنی ثبت سند از راه دور و ثبت بدون حضور فیزیکی در نزد سردفتر صلاحیت دار نیست، بلکه همان‌طور که اشاره شد منظور استفاده از تکنولوژی و فناوری‌های جدید اطلاعاتی و ارتباطی در فرآیند ثبت اسناد است تا بتوان با به‌کارگیری تکنولوژی‌های کارآمد، سهولت در عملکرد دفاتر اسناد رسمی را همراه با امنیت حداکثری برای مردم به ارمغان آورد.

برای ایجاد قابلیت ثبت رسمی یک معامله و نتیجتاً صدور یک سند رسمی، تهیه مستندات و احراز شرایطی لازم است؛ احراز تمام این شرایط با بهره گرفتن از سیستم‌های اطلاعاتی الکترونیکی و با حداقل مراجعه حضوری به مرجعی مورد اعتماد و در دسترس، به عنوان پیشخوان و ارائه کننده خدمت هدف که همانا دفتر اسناد رسمی است، امکان پذیر می‌باشد.

همچنان‌که گذشت برای صدور یک سند رسمی در دفتر اسناد رسمی احراز شرایطی که در حقوق ثبت به ارکان تنظیم سند تعبیر شده‌اند[۶] لازم است؛ با الکترونیکی شدن امور و ایجاد بانک‌های اطلاعاتی منسجم و به‌روز در صورت تقاضای صدور سند رسمی، سردفتر اسناد رسمی می‌تواند:

اولاً قابلیت موضوع معامله را به سهولت و در نهایت دقت احراز کند، یعنی به‌عنوان مثال چنانچه ملک غیرمنقولی مورد معامله قرار می‌گیرد، از طریق دسترسی به سامانه و بانک اطلاعاتی جامع، مالکیت فرد متقاضی و قابلیت نقل و انتقال آن ملک را احراز کند، اعم از اینکه ملک ملی یا موات نباشد و یا از طریق مراجع قضایی و اجرایی بازداشت نشده باشد و یا اینکه چنانچه وثیقه دینی قرار گرفته بدهی آن به چه میزان است. همچنین هرچند نباید به ثبت رسمی سند به‌عنوان گلوگاهی برای وصول مطالبات دولتی نگاه کرد، اما در ثبت الکترونیکی محاسبه بدهی مالیاتی توسط سامانه جامع و واریز آن از طریق دفتر اسناد رسمی به سهولت فراهم خواهد بود.

ثانیاً احراز هویت متقاضی را به عنوان مخاطره‌آمیزترین بخش شکل‌گیری یک سند رسمی به سهولت و در نهایت دقت انجام دهد؛ با دسترسی به بانک اطلاعاتی سازمان ثبت احوال، سردفتر اسناد رسمی به عنوان مأمور رسمی و در راستای انجام وظایف محوله، می‌تواند حتی بدون مطالبه کارت شناسایی، از هویت متقاضی اطمینان حاصل کند. با تجهیز دفاتر اسناد رسمی به سخت افزار و نرم‌افراز مخصوص برای مطابقت اسکن اثر انگشت فرد متقاضی حاضر شده، با سابقه اثر انگشت وی در بانک اطلاعاتی ثبت احوال و یا اثرانگشت درج شده در تراشه الکترونیکی کارت هوشمند شناسایی، بدین روش که فقط در صورت مثبت بودن این تطابق، تصویر اثر انگشت یاد شده در ذیل ثبت و سند الکترونیکی رسمی منعکس و امکان ادامه فرآیند صدور سند الکترونیکی رسمی وجود داشته باشد، می‌توان از جعل هویت پیشگیری و صدور اسناد رسمی مجعول هویتی را تقریباً غیر ممکن نمود.

ثالثاً از طریق سامانه الکترونیکی، به‌صورت آنی در جریان صدور حکم محجوریت و ورشکستگی اشخاص قرار گیرد.

در مقدمه توجیهی فصل سه ق.ن.د.ا.آ ذکر شده است که «هیچ اصلی در ثبت محضری حیاتی‌تر از آن نیست که امضا کننده باید در زمان تصدیق محضری نزد سردفتر صلاحیت یافته حسب وظیفه وی، برای ضمیمه کردن امضا و احراز هویت، احراز قصد و رضا و احراز آگاهی او به عواقب امضا توسط سردفتر، حاضر شود.».

به‌اقتضای منافع عمومی، در مواردی که اهمیت موضوع و معامله ایجاب می‌کند، نظیر معاملات اموال غیرمنقول و معاملات مبتنی بر احسان و رفع خصومت‌ها، ثبت رسمی سند اجباری اعلام شده است، تا بتوان با ثبت رسمی معامله، ضمن رعایت مقررات و تشریفات در نظر گرفته شده قانونی، برای به‌نظم درآوردن این قبیل روابط حقوقی افراد، یک سابقه پابرجا، مطمئن، غیرقابل انکار و تردید، مصون از هرگونه تغییر و تبدیل و قابل دسترسی(برای اشخاصی که قانوناً حق دسترسی به آن را دارند)، به‌وجود آورد و در مواقع لزوم و اختلافات به آن مراجعه و مورد وثوق و محل اطمینان باشد. حال با توجه به کارکردهای بسیار مهم و اطمینان و اتکای عمومی به ثبت رسمی چگونه می‌توان شکل الکترونیکی آن را معرفی نمود؟

همچنان‌که بررسی و مشخص شد، کاغذ به عنوان یک رسانه که نوشته و ثبت بر روی آن نمایان می‌شود، موضوعیتی نداشته و در حد خود و به اقتضای زمان وسیله‌ای برای نوشتن و ثبت و ضبط محسوب می‌شود. در ثبت رسمی، این رعایت مقررات قانونی نظیر لزوم ثبت سند و رعایت ارکان تنظیم سند توسط ثالث بی‌طرف و قابل اعتماد(سردفتر) است که موجب اعتبار قانونی و فرض صحت و اصالت سند می‌گردد.

در پاسخ به سؤال یاد شده باید گفت همان‌طور که قبلاً هم بیان شد اصول و تشریفات بنیادی ثبت رسمی سند که در کشور ما در طول بیش از یک قرن به‌دست آمده و اثبات شده‌اند باید همچنان حفظ شده و در گذار به ثبت الکترونیکی و تغییر قالب ثبت سند از شکل کاغذی به شکل الکترونیکی، تنها از فناوری‌های جدید، برای اجرای هرچه بهتر اصول یاد شده، کمک گرفته می‌شود. بنابراین با بهره گرفتن از سیستم‌ اطلاعاتی مطمئن و امضای الکترونیکی مطمئن که بتواند یک ثبت و سابقه الکترونیکی پابرجا، مطمئن، غیرقابل انکار و تردید، مصون از هرگونه تغییر و تبدیل و قابل دسترسی، ایجاد، ذخیره و نگهداری نماید، می‌توان دست به ثبت الکترونیکی سند زده و اصول مسلم ثبت و سند رسمی را با دستاوردهای فناوری که نیاز امروز جامعه است پیوند زد.

در قسمت سند الکترونیکی مطمئن ذکر شد سیستم اطلاعاتی مطمئن باید در برابر سوء استفاده و نفوذ محفوظ باشد، از قابلیت دسترسی و تصدی صحیح برخوردار باشد، متناسب با اهمیت کاری که انجام می‌دهد پیکربندی و سازماندهی شده باشد و موافق با رویه ایمن باشد؛ پس با طراحی و پیکربندی یک سیستم اطلاعاتی مطمئن، متناسب با اهمیت ثبت رسمی سند، و به‌کارگیری آن در یک بستر امن(یک شبکه سازمانی امن)، با قابلیت دسترسی و تصدی صحیح افراد مسؤول که پس از قطعیت ثبت و صدور سند رسمی، به‌طور پیش‌گیرانه‌ای امکان هرگونه دستکاری و تغییر در ثبت و سند الکترونیکی رسمی حتی توسط افراد ایجاد کننده آن وجود نداشته باشد و بتواند صحت و تمامیت ثبت و سند را تضمین کند، ثبت الکترونیکی انجام خواهد شد. البته این مهم نیازمند اعلام معیارهای دقیق و عملگرای حقوقی توسط قانون‌گذار می‌باشد.

با توجه به اینکه سند الکترونیکی رسمی صادر شده باید به‌طور مستقل از ثبت آن، در برابر هرگونه تغییر و تحریفی محافظت شود و همچنین فقط ذینفع و اشخاص مجاز که قانوناً حق دسترسی به سند الکترونیکی رسمی را دارند بتوانند با کلید عمومی مربوطه آن‌را رمزگشایی کرده و مورد استفاده قرار دهند، به دلایل زیر استفاده از امضای الکترونیکی مطمئن برای سردفتر اسناد رسمی کافی به‌نظر می‌رسد:

۱- یکی از معایب گواهی الکترونیکی این است که هر کس که سخت‌افزار حاوی داده‌های گواهی الکترونیکی را داشته باشد، با اطلاع از کلمه عبون آن می‌تواند از هویت صاحب آن در فضای مجازی و به تبع برای امضای اسناد و مدارک الکترونیکی سوء استفاده کند، از این‌رو استفاده از گواهی الکترونیکی برای تعیین هویت امضا کننده با توجه به اهمیت سند الکترونیکی رسمی روش مطمئنی نخواهد بود؛

۲- استفاده از امضای الکترونیکی مطمئن برای تعیین هویت امضا کننده، نسبت به روش‌های جایگزین مانند روش‌ تشخیص هویت زیست سنجیِ مطابقت اسکن اثرانگشت، پرهزینه‌تر است؛

۳- الزام مردم به دریافت گواهی‌های الکترونیکی با توجه به مدت اعتبار محدود آنها(غالباً یک ساله)، به‌ویژه برای افرادی که ممکن است در طول مدت اعتبار گواهی یک‌بار هم نیاز به صدور یک سند رسمی پیدا نکنند، موجه نخواهد بود؛ و

۴- با توجه به بهره‌مندی از روش‌های مطمئن تشخیص هویتی نظیر روش‌های تشخیص هویت زیست‌سنجی و استفاده از امضای الکترونیکی مطمئنِ سردفتر برای رمزنگاری سند الکترونیکی، دلیلی برای استفاده از امضای الکترونیکی مطمئن متقاضی وجود نخواهد داشت.

ق.ن.د.ا.آ پس از تعریف سند رسمی، در بند ۴-۱۵ اقدام به تعریف دفتر ثبت الکترونیکی نموده و اعلام کرده است: «دفتر الکترونیکی خدمات دفتر اسناد رسمی عبارت است از سابقه الکترونیکی تصدیقات رسمی به ترتیب زمان وقوع، که توسط سردفتر اسناد رسمی که همان تصدیقات رسمی را انجام داده، برقرار شده است.» و در بند ۲-۲۰ درباره کیفیت و خصوصیات آن معیارهای دقیقی را مقرر داشته است: «دفتر الکترونیکی خدمات دفتر اسناد رسمی باید:

۱- ایجاد، نمایش، چاپ و تهیه رونوشت مندرجات دفتر را، فقط پس از آنکه دسترسی به وسیله استفاده از رویه شناسایی دو عاملی فراهم شده باشد، اجازه دهد؛

۲- پس از ورود و ذخیره تصدیق رسمی، حذف یا تغییر در محتوا یا ترتیب مندرجات دفتر توسط سردفتر یا هر شخص دیگری را اجازه ندهد؛

۳- یک سیستم پشتیبانی برای تدارک یک سابقه ثانویه از خدمات دفتر اسناد رسمی، به عنوان یک اقدام احتیاطی در صورت فقدان سابقه اصلی، در محلی مناسب داشته باشد؛

۴- واجد قابلیت ضبط و ذخیره کردن تصویری از یک امضای دست‌نوشته و داده‌های مرتبط با یک نوع دیگرِ روش‌های به‌رسمیت شناخته شده معین کننده هویت زیست‌سنجی، باشد؛ و

۵- قابلیت چاپ گرفتن و تهیه رونوشت‌های الکترونیکی از هر ثبت که در بردارنده تصویری از امضاهای دست‌نوشته و داده‌های مرتبط با نوع دیگر انتخاب شده از روش‌های به‌رسمیت شناخته شده معین کننده هویت زیست‌سنجی باشد را داشته باشد.»

با توجه به اینکه این مقرره نسخه اصلاح شده بند ۴-۱۴ قانون نمونه سال ۲۰۰۲ می‌باشد و در آن ایراداتی که به لحاظ بیش از هفت سال اجرا در ایالت‌های کشور آمریکا مشخص شده بود، رفع شده است، شرایط و معیارهای در نظر گرفته شده در آن، مدل خوبی برای اجرای ثبت الکترونیکی در کشورمان می‌باشد.

اخیراً در ماده هفت از قانونی که تحت عنوان «طرح جامع حدنگار(کاداستر) کشور» در تاریخ ۰۳/۰۴/۱۳۹۳ به تصویب مجلس شورای اسلامی رسیده است و در مراحل رفع ایرادات شورای نگهبان به‌سر می‌برد، در خصوص حذف دفاتر کاغذی موجود در دفاتر اسناد رسمی و جایگزینی دفاتر الکترونیک مقرر شده: «سازمان]ثبت اسناد و املاک کشور[ مکلف است دفاتر موضوع قانون ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی و مقررات مرتبط با آنها را به‌صورت الکترونیک و به‌نحوی که صحت، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری آن تأمین شده باشد، در زیر مجموعه مرکز داده‌ها، نظام جامع و سامانه‌های مرتبط، ساماندهی و ایجاد کند. همچنین سازمان مکلف است امکان اتصال دفاتر اسناد رسمی به سامانه‌های مرتبط مذکور و بهره‌برداری از آنها را به‌نحوی که امکان ثبت برخط (آن‌لاین) اسناد و معاملات و پاسخ آنی و الکترونیک به استعلامات ثبتی ایجاد شود، فراهم کند. با ایجاد دفاتر الکترونیک مذکور، ثبت در دفاتر دست‌نویس منتفی و دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر موجود می‌شود.

تبصره ۱- سازمان مکلف است در راستای الکترونیک کردن دفتر ثبت اسناد رسمی، به‌نحوی برنامه‌ریزی کند که دفاتر اسناد رسمی، نسخه الکترونیک پشتیبان و غیرقابل تغییر کلیه اسنادی را که به‌وسیله سردفتر از طریق سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می‌شود، بایگانی کنند. همچنین دفاتر اسناد رسمی مکلفند از کلیه اسنادی که در سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می‌شود نسخه‌ای چاپی با امضای شخص یا اشخاص ذیربط به عنوان پشتیبان تهیه و بایگانی کنند.»

مشابه تکالیف کلی ذکر شده در صدر این ماده در قانون برنامه پنجساله پنجم توسعه ذکر شده بود؛ ثبت الکترونیکی و صدور سند الکترونیکی رسمی نیازمند اعلام معیارهای دقیق حقوقی به مثابه معیارهای ذکر شده در قانون نمونه آمریکا است تا از این مرحله گذر کند. آن معیارها را می‌توان به‌صورت خلاصه به شکل زیر بیان کرد:

۱- استفاده از رویه شناسایی دو عاملی برای دسترسی؛

۲- عدم امکان حذف یا تغییر محتوا یا ترتیب مندرجات دفتر پس از تحقق ثبت؛

۳- وجود سیستم پشتیبان در محلی مناسب؛

۴- ذخیره تصویر امضای دست‌نوشته و داده‌های روش احراز هویت زیست سنجی؛ و

۵- انعکاس تصاویر یاد شده در ذیل ثبت و همچنین اسناد و رونوشت‌ها اعم از الکترونیکی یا کاغذی.

در حال حاضر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بر اساس تکالیف متعدد قانونی که با آن مواجه بوده، با راه‌اندازی سامانه ثبت الکترونیکی اسناد -که طبق دستورالعمل مربوطه آن از تاریخ ۲۶/۰۶/۱۳۹۲ در دفاتر اسناد رسمی کشور به‌کار گرفته شده است- دست به تجربه ثبت الکترونیکی اسناد زده است. اگرچه مدت زیادی از راه‌اندازی رسمی این سامانه نمی‌گذرد و در ابتدای به‌کارگیری با مشکلات متعددی روبرو بود، اما به‌نظر می‌رسد که روش صحیحی را در پیش گرفته و رفته رفته می‌رود تا به اهداف خود دست یابد.

هرچند سامانه مذکور را باید یکی از طرح‌های الکترونیکی بزرگ ملی دانست که با تحقق اهداف مورد نظر در فازهای مختلف آن، می‌تواند آثار مثبتی در زمینه‌های مختلف حقوقی، اقتصادی و اجتماعی داشته باشد، اما در حال حاضر در کنار مزایای مختلف، می‌توان کاستی‌هایی برای آن بیان کرد که امید است در آینده نزدیک برطرف شود.

ذیلاً ضمن برشمردن برخی مزایای سامانه ثبت الکترونیکی اسناد، کاستی‌هایی که در حال حاضر در خصوص آن به‌نظر رسید بیان می‌شود.

الف- مزایا

• تنظیم و ثبت برخط اسناد به صورت متمرکز و خروج از عملکرد جزیره‌ای دفاتر اسناد رسمی؛
• اتصال دفاتر اسناد رسمی به سامانه الکترونیکی ثبت احوال و امکان بررسی حیات افراد و دریافت مشخصات سجلی دقیق آنها؛
• روزآمدسازی بانک‌های اطلاعاتی محجورین و اشخاص ممنوع‌المعامله به‌طور مستقیم توسط سازمان ثبت اسناد؛
• ایجاد شفافیت بیشتر در عملکرد دفاتر اسناد رسمی و امکان نظارت دقیق الکترونیکی؛
• امکان اصالت سنجی اسناد و اوراق صادر شده توسط سامانه و منتسب به هر دفترخانه، به‌طور مستقل و از طریق پرتال سازمان ثبت اسناد؛ و
• ایجاد مرکز ملی داده‌های ثبتی.

ب- کاستی‌ها

• سامانه ثبت الکترونیکی اسناد نیازمند وجود یک قانون خاص و دائمی است که در آن بابی تحت عنوان ثبت الکترونیکی اسناد در نظر گرفته شده و شرایط و معیارهای دقیق آن بیان شده باشد، که به نظر می‌رسد بهترین راه اصلاح قانون دفاتر اسناد رسمی می‌باشد.
• هرچند سامانه یاد شده در بستر شبکه خصوصی مجازی کار می‌کند، اما با توجه به عدم راه‌اندازی شبکه اینترانت ملی، برای اتصال به آن شبکه خصوصی باید از طریق بستر عمومی اینترنت اقدام نمود، که از این‌رو هرگونه کاهش سرعت و قطعی اینترنت تأثیر مستقیم بر روند خدمات‌دهی دفاتر اسناد رسمی دارد.
• تنها استعلام و پاسخ استعلام املاک ثبت شده به صورت الکترونیکی و آن‌هم از طریق سامانه دیگری موسوم به «سامانه مدیریت کشوری املاک» امکان‌پذیر است و تاکنون سایر دستگاه‌های ذیربط از جمله شهرداری‌ها و سازمان امور مالیاتی به این سامانه ثبت الکترونیکی اسناد متصل نگردیده‌اند، بنابراین امکان استعلام و دریافت پاسخ از آن مراجع از طریق سامانه وجود ندارد.
• فقط امکان ثبت الکترونیکی سند –البته همزمان با ثبت سنتی- در سامانه فراهم شده است، اما سند رسمی همچنان به صورت سنتی بر روی رسانه کاغذی چاپ و امضا و در اختیار اصحاب سند قرار می‌گیرد، بنابراین سامانه ثبت الکترونیکی اسناد، سند الکترونیکی رسمی صادر نمی‌نماید.
• هر چند امکان رؤیت عکس کارت ملی افراد از طریق سامانه وجود دارد، اما مشکل پُرخطر بودن احراز هویت به صورت سنتی همچنان باقیست و سامانه روش تشخیص هویت مطمئنی را برای سردفتران اسناد رسمی فراهم نکرده است.
• امکان درج امضای دست‌نوشته و اثر انگشت اصحاب سند در سامانه وجود ندارد.

[۱]- French CIVIL CODE, همان.

[۲] – ر.ک ص۱۸٫

[۳] – مصطفی السان، نگاهی به قوانین مربوط به امضای دیجیتالی، ماهنامه کانون، شماره۶۱، اردیبهشت و خرداد ۱۳۸۵، ص۷۰٫

۱- در خصوص تشریفات بنیادی ثبت سنتی می‌توان به: لزوم ثبت سند و ایجاد یک سابقه مطمئن و پا برجا، لزوم حضور متقاضی ثبت نزد سردفتر اسناد رسمی و لزوم احراز هویت و اهلیت اشاره کرد.

[۵]- همان، جایگاه امضای دیجیتالی در ثبت اسناد به شیوه الکترونیکی، مجله کانون، شماره ۵۵، بی‌تا، ص۵۷٫

[۶] – ر.ک ص۲۱٫